Je eigen weddingplanner zijn!

Tips voor het plannen van je droomhuwelijk

Je gaat trouwen! Gefeliciteerd! Of je nu een intiem huwelijk met een paar dierbaren plant of een groot festijn voor honderden gasten, de kans is groot dat je denkt: “Kan ik dit zelf plannen?” Het antwoord is 100% JA! Het organiseren van je eigen huwelijk kan niet alleen een financieel voordeel zijn, maar het biedt ook de mogelijkheid om alles precies zo te doen zoals jij het wilt. Op 8 juni 2024 ben ik zelf in het huwelijksbootje gestapt met mijn man Bryan. Daarom leek het me fijn om één jaar na ons huwelijk ook jullie tips te geven over hoe je zelf je eigen weddingplanner kunt zijn!

1. Begin met een visie
Voordat je begint met het regelen van de details, is het belangrijk om een duidelijke visie voor je bruiloft te hebben. Wat voor soort sfeer wil je? Is het een romantisch, boho-thema, of toch meer klassiek en chic? Maak een moodboard of verzamel ideeën op Pinterest om een idee te krijgen van de kleuren, bloemen en stijlen die je aanspreken. Denk ook alvast na over een trouwdatum die bij jullie past. Bij ons was het thema bijvoorbeeld kleurrijk, waardoor we veel richtingen konden uitgaan.

2. Stel een budget op en houd je eraan
Laten we eerlijk zijn, trouwen kost geld! En het is vaak een gevoelig onderwerp. Bespreek dit dus zeker met elkaar. Het budget is waarschijnlijk een van de grootste factoren die je beslissing over leveranciers en keuzes beïnvloeden. Het is heel verleidelijk om extra’s toe te voegen, maar het is belangrijk om realistisch te zijn over wat je kunt en wilt uitgeven.

Tips voor budgettering:

• Maak een gedetailleerde begroting, inclusief alles: locatie, kleding, eten, bloemen, muziek, enzovoort.

• Vergeet de onvoorziene kosten niet. Dit kan alles zijn van extra decoraties tot onvoorziene vergunningen. Hoe meer details, hoe meer het kost.

• Wees bereid om keuzes te maken als sommige dingen belangrijker zijn dan andere. Je kunt bijvoorbeeld besparen op de locatie en het geld gebruiken voor een geweldige fotograaf.

• Weet ook dat eten en drinken een heel groot deel van het kostenplaatje is. Ga je daarom iedereen eten geven? Of komen er bepaalde gasten enkel voor of na het dessertenbuffet?

• Bespaar op de bedankjes. De meeste gasten vergeten dit toch, alleen in dit geval is de boodschap: beter minder dan te veel. Wij hebben nog altijd een 30-tal kurkenstoppen met onze namen en trouwdatum over…

3. Kies de juiste locatie
De locatie bepaalt vaak de sfeer van je bruiloft. Of je nu kiest voor een romantische tuin, een statige kerk, een strand of een industrieel pand, zorg ervoor dat de locatie bij je visie past. Als je de locatie gevonden hebt, reserveer deze dan al zeker op de gekozen vrije datum. Ga vervolgens langs bij het gemeentehuis om deze datum met elkaar af te stemmen. Wij wilden zelf graag een meer intiemere zaal. Want hoe groter de zaal, hoe meer mensen je moet uitnodigen om het op te vullen. Wat wij ook fijn vonden aan onze locatie, is dat er de hele dag beweging was. Een welkomstdrankje bij aankomst, tussen de bloemen voor de ceremonie, een bruggetje over het water naar het diner, en een trapje op naar de zolder van de schuur voor het avondfeest. Als je locatie geen ruimte heeft voor die beweging, zorg dan voor animatie: een bandje, een saxofonist, een goochelaar, speeches, … Dit zorgt ervoor dat het feest niet snel eentonig wordt.

Tips:

• Overweeg de seizoenen! Als je buiten wilt trouwen, kijk dan goed naar het weer in de tijd van het jaar.

• Check of de locatie de juiste capaciteit heeft en of de faciliteiten passen bij jouw wensen (denk aan catering, parkeren, toiletten, etc.).

• Let op! Er zijn locaties waar het feest tot 12 uur mag duren, of waar er enkel akoestische muziek mag worden gespeeld en geen DJ. Denk dus goed na over wat jullie willen.

4. Leg het gemeentehuis vast
Wanneer je een locatie hebt gevonden en misschien al zelfs hebt gereserveerd, is het tijd om deze af te stemmen met het gemeentehuis. Denk hier goed na over het uur. Wil je na het gemeentehuis nog een receptie en een lunch? Slaap je liever graag uit, of wil je veel tijd om jezelf klaar te maken?

5. Maak een dagplanning en blijf organiseren
Huwelijksplanning is een flinke klus, en je zult veel taken moeten coördineren. Zorg ervoor dat je een gedetailleerde planning hebt. Het belangrijkste voor deze planning is de dagindeling, want als je deze hebt, kun je beginnen vast te leggen en reserveren. Maak tijdens het opstellen van je dagplanning ook ineens een to-dolijstje. You will thank me later! Stel je wilt na het gemeentehuis een cava-bar, dan reken je hier bijvoorbeeld een uur voor en zet je op je to-dolijstje: reserveren cava-bar + tijd.

Tips voor planning:

• Maak gebruik van een digitale planner, Excel, Word of een app. Er zijn tegenwoordig veel apps die specifiek zijn voor bruiloften en die je helpen bij het bijhouden van deadlines, taken en budgetten.

• Als je een iPhone hebt, kun je de notities delen met je toekomstige man en zo kunnen jullie samen taken afvinken.

• Stel een tijdlijn op voor de dag zelf, van het moment dat je je voorbereidingen begint tot het laatste moment van de receptie. Dit helpt je om alles in goede banen te leiden.

• Werk met een draaiboek! Zorg dat je op de grote dag zelf een duidelijk schema hebt en dat iedereen weet wat er wanneer moet gebeuren. Zet hier ook zeker contactgegevens op. Stel je schoonvader moest het bruidsboeket gaan halen, maar gaat een halfuurtje later zijn: geen nood, in het draaiboek staan de contactgegevens en ze laten jullie met rust. Geen stress!

• Plan je dag ook zeker niet te vol en let er ook op dat je niet te veel locaties hebt en van hier naar daar moet!

• Een tip die we zelf beter hadden toegepast is om voor de aankomst bij het gemeentehuis even achter het hoekje te blijven wachten, zodat zeker alle genodigden waren uitgestapt en klaarstonden.

• Plan ook zeker je vervoer en zet dit duidelijk in je draaiboek. Het enige wat volgens mij niet in ons draaiboek stond, was dat er iemand van de familie ons na het gemeentehuis moest meenemen naar de lunchlocatie. Het gevolg was dat ze ons waren vergeten mee te nemen. Achteraf een grappig verhaal natuurlijk! En uiteindelijk is het goed gekomen en zijn we er geraakt.

• Vergeet de uitnodigingen niet. Ga je een 'save the date' versturen? Wanneer wil je de uitnodigingen versturen en in welke stijl wil je hiervoor gaan?

6. Leveranciers: Selectie en communicatie
Het kiezen van de juiste leveranciers is cruciaal. Denk aan de fotograaf, de cateraar, de bloemist, de dj, de kapper, de make-up artist, enzovoort. Veel van deze keuzes kunnen de sfeer en het succes van de dag bepalen. Hiervoor is het handig dat jullie al een duidelijke visie hebben over hoe het feest er moet uitzien.

Stel je bent op zoek naar een fotograaf, wat zijn je verwachtingen hiervoor? Wat wij bijvoorbeeld belangrijk vonden, is dat de fotograaf de foto’s tijdloos bewerkte. Niet het warme sepia dat je tegenwoordig vaak ziet, dit vinden we leuk voor kleinere fotoshoots tussendoor. Maar wij wilden graag foto’s die we na 20 jaar nog altijd prachtig en tijdloos zouden vinden.

Wat ook zeer belangrijk is, is om de juiste informatie te delen met de bloemist. Zorg voor duidelijke communicatie en stuur zoveel mogelijk foto’s. Onze dresscode was kleurrijk en onze uitnodigingen waren in het oranje en paars. De uitnodigingen en ons moodboard hebben wij dus zeker naar de bloemist gestuurd.

Tips:

• Vraag naar aanbevelingen van vrienden, familie of via trouwwebsites. Goede recensies zijn goud waard!

• Maak afspraken en zorg dat je altijd een contract hebt voor de diensten die geleverd worden.

• Communiceer duidelijk je verwachtingen en wensen. Hoe meer je deelt, hoe groter de kans dat je de perfecte match vindt voor wat jij voor ogen hebt.

• Als alles geregeld is en vastgelegd, stuur dan een maand van tevoren naar iedereen nog eens een mail of berichtje om de afspraak overeen te stemmen, je weet maar nooit.

7. Zorg voor een Noodplan
Soms loopt alles niet zoals gepland (bijvoorbeeld het weer werkt niet mee of er is een last-minute noodgeval). Zorg dat je van tevoren nadenkt over alternatieven, zodat je niet in paniek raakt op de grote dag. Daarom is het ook belangrijk om in je draaiboek contactgegevens te zetten. Zo kan bijvoorbeeld je zus nog dingen oplossen en hoef jij je daar de dag zelf geen zorgen over te maken.

Wat bij ons bijvoorbeeld een groot voordeel was, was dat de fotobooth gekoppeld was aan onze zaal. Ik kan je verzekeren dat er op elk feest iets misgaat met de fotobooth! Zorg dat er iemand in de buurt is die er iets van kent. Op ons avondfeest zelf kwamen er gasten naar mij die zeiden dat er iets niet klopte, ik heb hen doorgestuurd naar het zaalpersoneel en zo werd het vanzelf opgelost. Zo konden wij zelf en onze familie en vrienden gewoon verder blijven genieten.

Tips:

• Voor buitenhuwelijken: Heb je een overdekte optie in geval van regen? Zijn er paraplu’s aanwezig?

• Maak een lijst van noodcontacten, van leveranciers tot belangrijke gasten. Dit geeft je gemoedsrust.

• Zorg voor een buffer in je tijdschema voor onverwachte vertragingen (denk aan file, laatkomers, etc.). Plan ruim, is de boodschap!

8. Het belang van zelfzorg
Trouwplanning kan stressvol zijn, dus vergeet niet om goed voor jezelf te zorgen. Plan tijd voor ontspanning, bijvoorbeeld een weekendje weg of een rustige avond met je partner om even te ontsnappen aan de drukte van het plannen. Ik heb al eerder een blogbericht geschreven over welke beautybehandelingen je allemaal kunt doen als bruid. Maar denk ook zeker aan je toekomstige partner! Ook hij moet naar de kapper en kan een ontspannende massage of gelaatsverzorging gebruiken. Bryan werd daarom ook de dag voor ons huwelijk door mij naar een schoonheidsspecialiste gestuurd.

Durf ook zeker hulp te vragen! Denk aan de bedankjes of aan het versieren van de zaal. Er gaan altijd mensen zijn die hierbij willen helpen of zelfs nog ideeën hebben.

Tips:

• Sta jezelf toe om ‘nee’ te zeggen tegen extra’s die niet belangrijk zijn.

• Neem een pauze van Pinterest en de bruiloftsapps als het allemaal te veel wordt.

• Vergeet niet te genieten van het proces! Het is jouw moment, en het is normaal om af en toe te twijfelen, maar blijf in gedachten houden waarom je deze stap zet.

• Probeer de week voor jullie huwelijk niet te veel meer te moeten doen. Zorg dat die week enkel nog is om de puntjes op de i te zetten en om jezelf mooi te maken en te ontspannen.

9. De Grote Dag: Vertrouw op je team, familie en vrienden
De grote dag is aangebroken! Dit is het moment om te genieten van je werk, niet om het allemaal zelf te regelen. Zorg dat je draaiboek bij de juiste mensen is, zodat jij kunt ontspannen en van het moment kunt genieten. Vergeet ook niet dat jullie samen gaan trouwen. Geniet dus van elkaar en verlies elkaar zeker niet uit het oog. Het is jullie dag!

Tips:

• Vraag een vriend of familielid om als ceremoniemeester op te treden. Dit maakt het vaak persoonlijker.

• Geef iedereen duidelijke instructies voor de dag, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over last-minute veranderingen.

• Geniet van je dag! Het kan zijn dat er kleine dingen misgaan, maar vergeet niet dat je de liefde van je leven aan je zijde hebt, en dat is wat er echt toe doet.

Conclusie
Het plannen van je eigen bruiloft kan een geweldige ervaring zijn, maar het vereist tijd, organisatie en geduld. Als je de bovenstaande tips volgt en jezelf de ruimte geeft om te genieten van het proces, zal je ongetwijfeld een geweldige bruiloft hebben. Dus trek de mouwen op, neem de controle en creëer een dag die perfect bij jou en je partner past!
Veel succes, en vooral… veel plezier met plannen! 💍✨